Praxis

Auslagen für den Klienten, Ausgaben für mich

Im Beratungsalltag gibt es zwei Arten von Ausgaben, die auf dem Kontoauszug gleich aussehen: das Bahnticket zum Klienten, das Parkhaus, das Hotelzimmer, die Rechnung eines Dritten, die ich im Auftrag des Klienten begleiche. Das lege ich aus, und es gehört auf seine Rechnung. Mein Mac, die Software, die Steuerberatung — all das hingegen sind meine eigenen Betriebskosten, die den Klienten nicht betreffen und die auf seiner Rechnung keinesfalls auftauchen dürfen.

Verwalte ich all das manuell, muss ich am Monatsende bei jedem Beleg neu entscheiden, was wohin gehört. Und es bleibt die Sorge, dass etwas, das ich für den Klienten ausgelegt habe, auf seiner Rechnung fehlt.

Die Auslage hängt am Mandat

In ConFlow erfasse ich eine Auslage immer an einem Mandat: Datum, Beschreibung, Nettobetrag und Umsatzsteuersatz. Den Beleg, also Quittung, Ticket oder die Rechnung eines Dritten, hänge ich als Datei dazu. Auf „Erfassen“ klicken und fertig. Mehr ist es nicht. Ein Mandat muss es dafür allerdings geben.

Auf der Rechnung

Damit die Auslage beim Klienten ankommt, muss ich nichts Besonderes tun: Ich stelle die Rechnung so aus wie immer, und die Auslage ist dabei. So sieht das aus:

Ich öffne den Klienten und wechsle in den Reiter „Rechnung“. Dort steht jedes Mandat des Klienten mit einer Zeile darunter, zum Beispiel „3 offene Sessions, 2 offene Auslagen“. „Offen“ heißt: erfasst, aber noch auf keiner Rechnung abgerechnet. Ein Klick auf „Entwurf erstellen“ stellt daraus eine Rechnung zusammen, noch als Entwurf, an dem nichts festgeschrieben ist. Über „Details“ sehe ich, was hineinfließt: die Positionen mit ihren Beträgen, darunter die Sessions und die Auslagen, jede mit Datum und Beschreibung.

Passt alles, klicke ich auf „Rechnung finalisieren“. Erst damit wird die Rechnung ausgestellt. Jede Auslage steht darauf als eigene Position mit ihrem Nettobetrag und ihrem Umsatzsteuersatz. Wer als Kleinunternehmer arbeitet, bekommt sie ohne Umsatzsteuer.

Von da an gilt die Auslage als abgerechnet und lässt sich nicht mehr ändern, denn sonst wichen Rechnung und Erfassung auseinander. Sie kann also nicht versehentlich ein zweites Mal auf einer Rechnung landen. Der Beleg bleibt dagegen jederzeit auffindbar. Wünscht der Klient einen Nachweis, lege ich der Rechnung einen Leistungsnachweis bei, also die Aufstellung der erbrachten Sessions. Auf Wunsch stehen die Auslagen als eigene Tabelle darin, mit dem Hinweis, dass die Belege auf Anfrage zur Verfügung stehen.

Meine eigenen Kosten sind eine andere Liste

Was mein eigenes Geschäft kostet, hängt an keinem Klienten. Das führe ich in der Einnahmen-Überschussrechnung als Betriebsausgabe: mit Zahlungsdatum, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und einer Kategorie. Ist etwas nur teilweise geschäftlich, trage ich den abzugsfähigen Anteil ein. Bis zu drei Belege lassen sich anhängen.

Warum zwei Listen

Beide Listen tragen Beträge und Belege, aber sie beantworten verschiedene Fragen. Die Auslage: Was habe ich für diesen Klienten bezahlt, und habe ich es ihm schon berechnet? Die Betriebsausgabe: Was hat mein eigenes Geschäft gekostet? Ob ein Betrag an einem Mandat hängt, entscheide ich einmal beim Erfassen. Damit ist die Frage beantwortet, bevor am Monatsende ein Stapel Belege entsteht.

Wie eine weiterberechnete Auslage steuerlich zu behandeln ist, ist eine Frage für die Steuerberatung, nicht für ein Programm.

ConFlow gibt es in einer dauerhaft kostenlosen Fassung, die Auslagen am Mandat gehören dazu. Die Betriebsausgaben sind Teil der PRO-Fassung. ConFlow ansehen

Stand: September 2026