Praxis

Reisezeit und Kilometer je Mandat

Beratung findet nicht zuhause am Schreibtisch statt. Ich fahre zum Klienten, sitze im Zug, im Auto, im Flugzeug. Diese Stunden sind Arbeitszeit. Wie sie berechnet wird, ist bei jedem Mandat anders verabredet:

Ein Mandat zahlt die Reisezeit gar nicht, dafür liegt der Tagessatz höher. Das nächste zahlt sie zur Hälfte des Stundensatzes. Bei einem dritten steht ein fester Satz je Reisestunde im Vertrag, dazu ein Betrag je gefahrenem Kilometer. Drei Mandate, drei Regeln — und die Details stehen im unterzeichneten Mandat, nicht in Excel.

Vor ConFlow war die Reisezeit die Zeile, die zum Monatsende Ärger machte. Erst nachsehen, was mit diesem Klienten vereinbart war. Dann die Reisestunden zusammensuchen, den halben Satz von Hand rechnen, die Kilometer von einem zweiten Zettel dazuaddieren. Zweimal habe ich die Reisezeit schlicht vergessen und es erst bei der nächsten Rechnung gemerkt. Einmal hatte ich den vollen statt dem halben Satz angesetzt — und musste die Rechnung später zurückziehen. Ärgerlich und unprofessionell.

Am Mandat verabredet, in der Session erfasst

In ConFlow lege ich die Reisekondition einmal am Mandat fest, unabhängig vom Honorarmodell:

• Nicht abrechenbar
• Anteil des Stundensatzes
• Fester Satz je Reisestunde

Dazu, wenn vereinbart, ein Satz je Kilometer. Fahre ich dann zum Klienten, trage ich die Session als Reise ein und schreibe die Kilometer dazu. Mehr nicht. Die Reise zählt nicht in die regulären Stunden oder Tage hinein, sondern läuft ganz automatisch über die vereinbarten Reisekonditionen des Mandats. Das erspart Diskussionen und eine Menge Rechnerei.

Was am Monatsende passiert

Die Rechnung trennt die Reise von der Leistung: eine eigene Position, die mit dem Satz aus dem Mandat versehen ist, ggf. erweitert um die gefahrenen Kilometer. Ich rechne keinen halben Stundensatz mehr im Kopf und suche keinen Kilometerzettel. Jedes Mandat weiß, wie die vereinbarte Reisezeit abzurechnen ist. Ich muss es nicht mehr wissen.

Wie die Rechnung entsteht

Ich wähle das Mandat aus, ConFlow zeigt die offenen Sessions. Ich hake ab, was abgerechnet wird, also alle Leistungen und Reisen, dann erzeugt ConFlow die Rechnung auf Knopfdruck. In der kostenlosen Fassung kommt sie als PDF nach DIN 5008 heraus, mit vollständigem Leistungsnachweis als Anlage und QR-Code zum bequemen Überweisen; Abschlag, Schlussrechnung und Storno gehören ggf. dazu. Die PRO-Version schreibt zusätzlich die E-Rechnung nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) und wertet die Zeiten für meine eigenen Unterlagen aus — über alle Klienten hinweg, wahlweise anonymisiert (bspw. für das Finanzamt).

Früher ging für die Abrechnung ein Abend im Monat drauf. Den habe ich jetzt wieder — für den Sport, die Kinder, für alles außer Excel.

ConFlow gibt es in einer dauerhaft kostenlosen Fassung. ConFlow ansehen

Stand: September 2026