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E-Rechnung: Was Berater ab wann tun müssen
Die Rechnung als PDF im Anhang einer E-Mail hat ausgedient — jedenfalls gegenüber Geschäftskunden im Inland. An ihre Stelle tritt ein Format, das eine Maschine lesen kann. Für selbstständige Berater ist das weniger dramatisch, als es klingt, aber es hat Stichtage. Dieser Text ordnet ein, was gilt, ab wann es gilt und was Sie praktisch tun müssen.
Kein Steuer- oder Rechtsrat. Dieser Text erklärt, wie wir die Lage verstehen, und ersetzt keine Beratung. Was in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was eine E-Rechnung eigentlich ist
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per E-Mail. Auch keine eingescannte Papierrechnung. Gemeint ist ein Datensatz in einem festgelegten Aufbau, den die Buchhaltung des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann — Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Fälligkeit, Bankverbindung, jeweils an einer definierten Stelle.
Der europäische Aufbau dafür heißt EN 16931. In Deutschland sind zwei Ausprägungen üblich:
- XRechnung — eine reine Datendatei. Für einen Menschen praktisch nicht lesbar, dafür eindeutig. Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet.
- ZUGFeRD (auch Factur-X) — ein gewöhnliches PDF, in das die Datendatei eingebettet ist. Ihr Klient sieht das vertraute Blatt, seine Buchhaltung liest die Daten heraus. Für Berater in aller Regel der praktischere Weg.
Die Stichtage
Die Umstellung läuft gestaffelt. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen empfangen können und ausstellen müssen — das wird oft durcheinandergebracht.
Seit 1. Januar 2025: empfangen können
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt auch für Sie als Einzelberater und unabhängig von Ihrem Umsatz. Praktisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die Datei öffnen kann.
Ab 1. Januar 2027: ausstellen bei größerem Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ihre Rechnungen an inländische Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen. Für die meisten Einzelberater ist das noch nicht der Fall.
Ab 1. Januar 2028: ausstellen für alle
Dann gilt die Pflicht für alle inländischen Rechnungen an Geschäftskunden — auch für kleine Beratungspraxen.
Was nicht betroffen ist
- Privatkunden. Wer Privatpersonen berät, stellt weiterhin aus wie bisher.
- Auslandskunden. Die Pflicht betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen.
- Kleinbeträge. Für Rechnungen bis zur Kleinbetragsgrenze gelten Erleichterungen.
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist die Lage entschärft worden: Sie müssen weiterhin empfangen können, aber nicht selbst als E-Rechnung ausstellen. Ob Sie darunterfallen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was das praktisch für Sie bedeutet
Die ehrliche Antwort für die meisten Berater lautet: bis 2028 wenig, danach eine Umstellung, die Sie einmal machen und dann nie wieder. Die Arbeit steckt nicht im Versenden, sondern im Programm dahinter — es muss die Daten sauber führen. Wer heute Rechnungen in einer Textverarbeitung schreibt, wird das nicht weiter tun können.
Drei Dinge, die sich jetzt schon lohnen:
- Prüfen, ob Ihr Programm es kann — und zwar nach EN 16931, nicht nur „PDF per Mail". Fragen Sie konkret nach ZUGFeRD oder XRechnung.
- Ihre Stammdaten aufräumen. Eine E-Rechnung ist strenger als ein PDF: Fehlt die Anschrift des Klienten oder die Steuernummer, wird sie abgewiesen — und zwar von einer Maschine, die nicht nachfragt.
- Einmal probeweise verschicken, bevor es Pflicht ist. Wer die Umstellung im Dezember 2027 anfängt, macht sie unter Zeitdruck.
Und die Aufbewahrung?
Der Datenteil ist der eigentliche Beleg und muss unverändert aufbewahrt werden — es genügt nicht, das PDF auszudrucken und abzuheften. Auch hier gilt: Wie Ihre Aufbewahrung im Einzelnen auszusehen hat, gehört mit der Steuerberatung besprochen.
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Stand: August 2026