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Der Leistungsnachweis: Wie Berater ihre Zeit belegen

Eine Beratungsrechnung über einen namhaften Betrag mit der Position „Beratungsleistung gemäß Vereinbarung" ist unangenehm — für beide Seiten. Der Klient kann sie nicht prüfen, und Sie können sie nicht verteidigen, wenn er es doch versucht. Der Leistungsnachweis löst das: eine Aufstellung, was wann wie lange getan wurde.

Warum sich der Aufwand rechnet

• Er verhindert Rückfragen, bevor sie entstehen. Die meisten Nachfragen zu Beratungsrechnungen sind keine Zweifel an der Leistung, sondern an ihrer Zusammensetzung.
• Er beschleunigt die Zahlung. Eine Rechnung, die im Rechnungswesen des Klienten ohne Rückfrage durchläuft, wird früher bezahlt.
• Er ist Ihre Grundlage im Streitfall. Wer im Nachhinein rekonstruieren muss, was er im April getan hat, verliert.
• Größere Klienten verlangen ihn ohnehin — spätestens, wenn eine interne Revision auf das Mandat sieht.

Kein Steuer- oder Rechtsrat. Dieser Text erklärt, wie wir die Lage verstehen, und ersetzt keine Beratung. Was in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was hineingehört

Ein brauchbarer Nachweis nennt je Eintrag Datum, Dauer und Tätigkeit, gruppiert nach Mandat. Mehr braucht es meist nicht — aber diese drei Angaben braucht es wirklich.

Bei der Tätigkeit liegt die eigentliche Kunst, und zwar in beide Richtungen:

• Zu knapp („Besprechung", 3,5 Std.) erklärt nichts und wirkt wie eine Behauptung.
• Zu ausführlich kann Vertrauliches offenlegen — besonders, wenn der Nachweis über die Buchhaltung Ihres Klienten läuft und dort von Menschen gelesen wird, die mit dem Mandat nichts zu tun haben. Bei heiklen Mandaten ist das ein echtes Thema.

Gut ist eine Zeile, die den Gegenstand nennt, ohne Inhalte preiszugeben: „Abstimmung Zielbild mit der Geschäftsführung", „Auswertung Interviews Bereich Vertrieb", „Vorbereitung Steuerungskreis".

Zwei Fassungen, zwei Zwecke

In der Praxis brauchen Sie den Nachweis zweimal, und die beiden Fassungen sind nicht dasselbe:

• Für den Klienten — nur sein Mandat, nur abrechenbare Zeit, als Anlage zur Rechnung.
• Für sich selbst — über alle Klienten, einschließlich der Zeit, die Sie nie berechnen: Akquise, Angebote, Fahrten. Das ist die Aufstellung, die Ihnen sagt, welches Mandat sich trägt und welches Sie quersubventionieren.

Die zweite Fassung sieht kein Klient — sie ist der ehrlichere Blick auf das eigene Geschäft. Wer sie einmal für ein Jahr aufstellt, findet dort in aller Regel eine Überraschung.

Der praktische Teil: erfassen, nicht erinnern

Der Nachweis ist nur so gut wie die Erfassung dahinter, und die scheitert immer an derselben Stelle: Sie geschieht nicht am selben Tag. Was am Freitag für die ganze Woche aufgeschrieben wird, ist geschätzt — meist zu Ihren Ungunsten, weil die kurzen Telefonate fehlen.

Nehmen Sie die Reisezeiten mit hinein, auch wenn Sie sie nicht voll berechnen. Und halten Sie Auslagen beim Vorgang fest, nicht in einer zweiten Liste — sonst gehen sie zwischen Beleg und Rechnung verloren.

In ConFlow entsteht der Leistungsnachweis aus den erfassten Sessions — als Anlage für den Klienten oder als interne Auswertung über alle Mandate. ConFlow ansehen

Stand: August 2026