Was ist ConFlow?
ConFlow ist eine Mac-Anwendung für Selbstständige, die Beratung erbringen: Beraterinnen und Berater, Coaches, Interim-Manager und HR-Dienstleister. (Windows-Version für Ende 2026 geplant) Sie verwaltet Klienten und Mandate, erfasst Zeiten, Reisezeiten und Auslagen, schreibt Rechnungen nach DIN 5008 und führt auf Wunsch die Einnahmen-Überschussrechnung. Alle Daten liegen lokal auf Ihrem Mac — ohne Cloud und ohne Nutzerkonto.
Gibt es eine Rechnungssoftware für Berater auf dem Mac, die ohne Cloud arbeitet?
Ja, ConFlow. Das Programm läuft vollständig auf Ihrem Mac und funktioniert auch ohne Internetverbindung, etwa im Zug oder beim Klienten. Klientendaten versendet das Programm nie; online sein müssen Sie nur zur Lizenzierung und für neue Versionen.
Was kostet ConFlow?
Die Fassung BASIC ist dauerhaft kostenlos und enthält Klienten, Mandate, Zeiterfassung und Rechnungen. ConFlow PRO ist eine Jahreslizenz und ergänzt unter anderem Angebote, E-Rechnung, Einnahmen-Überschussrechnung und eine Geschäftsübersicht; den aktuellen Preis nennt die Kaufseite. Läuft PRO aus, arbeitet ConFlow als BASIC weiter, und alle Daten bleiben erhalten.
Kann ConFlow E-Rechnungen erstellen?
Ja. ConFlow PRO legt in jede Rechnung den maschinenlesbaren Datensatz nach EN 16931 (ZUGFeRD / Factur-X). Die Rechnung bleibt ein gewöhnliches PDF für den Klienten, die Buchhaltung des Empfängers kann sie automatisch einlesen. Spätestens ab 2028 müssen Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland maschinenlesbar sein.
Welche Abrechnungsmodelle unterstützt ConFlow?
Stundenhonorar, Sitzungspauschale, Paketpreis und weitere Modelle — festgelegt je Mandat, nicht je Klient. Aus den erfassten Sessions entsteht per Klick eine Rechnung mit Stundennachweis und QR-Code zum Überweisen; Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen sind in BASIC enthalten.
Erstellt ConFlow die Einnahmen-Überschussrechnung?
Ja, in ConFlow PRO. Einnahmen und Betriebsausgaben laufen nach § 4 Abs. 3 EStG mit, einschließlich Vorsteuer und Teilabzug, sodass die EÜR am Jahresende fertig vorliegt. Eine Warnung an der Kleinunternehmergrenze gibt es schon in BASIC.
Welche Voraussetzungen hat ConFlow?
Einen Mac mit macOS 10.15 Catalina oder neuer, mit Apple-Silicon- oder Intel-Prozessor. Das Programm ist rund 23 MB groß, auf Deutsch und braucht kein Nutzerkonto; Aktualisierungen sind kostenlos. Eine Fassung für Windows ist für Ende 2026 geplant.
Für wen eignet sich ConFlow nicht?
ConFlow ist für Selbstständige gebaut, die an ihrem eigenen Mac arbeiten. In drei Fällen passt es weniger gut:
- Teams mit gemeinsamem Datenbestand. ConFlow benutzt keine Cloud und gleicht deshalb keine Daten zwischen Geräten oder Personen ab. Mit PRO lassen sich Zeiten und Auslagen eines Mandats zwar als verschlüsselte Datei an Kollegen weitergeben, eine gemeinsame Datenbank für mehrere Personen gibt es aber nicht.
- Unternehmen mit Bilanzierungspflicht. ConFlow erstellt die Einnahmen-Überschussrechnung, aber keine doppelte Buchführung und keine Bilanz. Wer zum Beispiel als GmbH tätig ist, kann Zeiten und Rechnungen trotzdem mit ConFlow führen; den Jahresabschluss braucht er dann von anderer Stelle.
- Steuer und Bank direkt aus dem Programm. ConFlow übermittelt nichts an das Finanzamt und hat keine Bankanbindung. Die Zahlen aus ConFlow übernehmen Sie oder Ihre Steuerberatung.