Wissen

Rechnung für Coaching und Supervision

Eine Coaching-Rechnung folgt denselben Regeln wie jede Rechnung. Zwei Dinge machen sie trotzdem besonders: Oft zahlt nicht die Person, die gecoacht wird, sondern ihr Arbeitgeber. Und der Inhalt der Sessions ist vertraulich, auch gegenüber dem, der zahlt.

Kein Steuer- oder Rechtsrat. Dieser Text erklärt, wie wir die Lage verstehen, und ersetzt keine Beratung. Was in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was auf die Rechnung gehört

Die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung: Namen, Anschriften, Steuernummer, Datum, fortlaufende Nummer, Betrag und Steuer.
Die Leistung, sachlich: etwa „Coaching, 4 Sessions à 90 Minuten, September bis Oktober 2026“ oder „Supervision, Teamsitzung am 14.10.2026“.
Nicht auf die Rechnung: Themen, Anlässe, Diagnosen oder Namen aus den Gesprächen. Die Rechnung landet in der Buchhaltung des Zahlenden; der Inhalt geht dort niemanden etwas an.

Wer ist Rechnungsempfänger?

Zahlt der Arbeitgeber, ist er in der Regel Ihr Auftraggeber und damit Rechnungsempfänger. Den Namen der gecoachten Person nennen Sie nur, soweit es für die Zuordnung nötig ist und mit ihr abgesprochen ist.
Zahlt die Person selbst, geht die Rechnung an sie. Eine E-Rechnung ist bei Privatpersonen nicht vorgeschrieben.

Umsatzsteuer auf Coaching

Coaching und Supervision sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, mit 19 Prozent.
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und setzen stattdessen einen Hinweis auf die Rechnung.
Steuerfrei können in Einzelfällen bestimmte Bildungsleistungen oder heilberufliche Leistungen sein. Das hängt an Voraussetzungen, die Sie mit Ihrer Steuerberatung klären sollten, bevor Sie ohne Steuer abrechnen.

Session, Paket, Pauschale

Coaching wird selten nach Minuten abgerechnet. Üblich sind ein Preis je Session, ein Paket aus mehreren Sessions oder eine Pauschale für einen Prozess. Halten Sie im Vertrag fest, was bei Absagen gilt; auf der Rechnung steht dann nur, was tatsächlich zu zahlen ist.

Wie ConFlow das löst

Sitzungspauschale und Paketpreis als Honorarmodelle am Mandat, neben Stundenhonorar und Tagessatz.
Getrennt: Gesprächsnotizen führen Sie zu jedem Termin, aber auf Rechnung und Leistungsnachweis für den Klienten erscheinen sie nicht.
Firmenkunde und Coachee lassen sich getrennt führen: Rechnungsempfänger ist die Firma, die Arbeit läuft mit der Person.
Kleinunternehmer-Hinweis und Warnung an der Grenze von selbst.
Lokal: Notizen und Klientendaten verlassen Ihren Mac nicht. Mehr dazu im Beitrag Beratungsnotizen: die heikelsten Daten, die Sie führen.

Häufige Fragen

Muss ich auf Coaching Umsatzsteuer berechnen?

In der Regel ja, mit 19 Prozent. Ausnahmen sind die Kleinunternehmerregelung und in Einzelfällen bestimmte steuerfreie Bildungs- oder Heilbehandlungsleistungen; das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was schreibe ich bei Coaching als Leistung auf die Rechnung?

Art, Umfang und Zeitraum, zum Beispiel: Coaching, 4 Sessions à 90 Minuten, September bis Oktober 2026. Themen und Inhalte der Gespräche gehören nicht auf die Rechnung.

An wen geht die Rechnung, wenn der Arbeitgeber das Coaching bezahlt?

In der Regel an den Arbeitgeber als Auftraggeber. Die gecoachte Person nennen Sie nur, soweit es für die Zuordnung nötig und mit ihr abgesprochen ist.

ConFlow rechnet Sessions und Pakete ab und hält Gesprächsnotizen von der Rechnung fern — lokal auf Ihrem Mac. ConFlow ansehen · Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026