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Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung wird dadurch einfacher, aber nicht beliebig: Sie braucht einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, und Sie müssen Ihre Umsatzgrenzen im Blick behalten. Genau dabei hilft ein Programm.

Kein Steuer- oder Rechtsrat. Dieser Text erklärt, wie wir die Lage verstehen, und ersetzt keine Beratung. Was in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Grenzen seit 2025

Zwei Grenzen, beide gelten: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten (§ 19 Abs. 1 UStG).
100.000 Euro überschritten: Der Wechsel geschieht sofort, mitten im Jahr. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist voll steuerpflichtig.
Im ersten Jahr der Selbstständigkeit gilt die Grenze von 25.000 Euro.
Gezählt wird, was eingeht, also nach dem Tag der Zahlung, und zwar ohne Umsatzsteuer.

Was auf die Rechnung gehört

Ihr Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Kunden.
Das Ausstellungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer.
Was Sie geleistet haben und wann.
Der Betrag, ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.
Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er sie dem Finanzamt. Der Hinweis ist deshalb mehr als eine Formalie.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Selbst als E-Rechnung ausstellen müssen Kleinunternehmer nicht. Einzelheiten im Beitrag E-Rechnung: Was Berater ab wann tun müssen.

Worauf es bei einem Programm ankommt

Es setzt den Hinweis selbst und weist keine Umsatzsteuer aus.
Es zählt Ihren Umsatz nach Zahlungseingang mit und warnt, bevor eine Grenze reißt.
Es vergibt Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos.
Es kostet Sie kein Abo, solange Sie klein sind.

Wie ConFlow das löst

Hinweis nach § 19 UStG auf jeder Rechnung und jedem Angebot, sobald Sie in den Einstellungen Kleinunternehmer sind.
Warnung an der Grenze in jeder Fassung: ConFlow beobachtet beide Grenzen, nach Zahlungseingang und ohne Umsatzsteuer, und fragt das Gründungsjahr ab, statt es zu raten.
Dauerhaft kostenlos: Rechnungen, Hinweis und Grenzwarnung sind in BASIC enthalten.
Lokal: Ihre Daten bleiben auf Ihrem Mac, ohne Nutzerkonto.

Wann sich der Wechsel aus der Regelung lohnt oder droht, gehört in die Steuerberatung. Wie die Einnahmen-Überschussrechnung dazu passt, steht im Beitrag Einnahmen-Überschussrechnung für selbstständige Berater.

Häufige Fragen

Welches Rechnungsprogramm eignet sich für Kleinunternehmer?

Eines, das den Hinweis nach § 19 UStG selbst setzt, keine Umsatzsteuer ausweist und vor den Umsatzgrenzen warnt. ConFlow BASIC kann das dauerhaft kostenlos auf dem Mac.

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer seit 2025?

Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten, endet die Regelung sofort.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Ausstellen müssen sie keine E-Rechnungen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen seit 2025 aber wie alle Unternehmen.

ConFlow setzt den Kleinunternehmer-Hinweis und warnt an der Grenze — in BASIC dauerhaft kostenlos. ConFlow ansehen · Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026