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Rechnungsprogramm für den Mac

Wer selbstständig ist und am Mac arbeitet, hat für Rechnungen drei Wege. Welcher passt, hängt weniger von der Zahl der Rechnungen ab als von zwei Fragen: Wo sollen die Daten Ihrer Kunden liegen — und wollen Sie dafür dauerhaft monatlich zahlen?

Kein Steuer- oder Rechtsrat. Dieser Text erklärt, wie wir die Lage verstehen, und ersetzt keine Beratung. Was in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Drei Wege, am Mac Rechnungen zu schreiben

Eine Vorlage in Pages, Word oder Excel

• Die Daten liegen auf Ihrem Mac, Internet ist nicht nötig, Kosten entstehen keine.
• Rechnungsnummern, offene Beträge und Zahlungseingänge führen Sie von Hand.
• Eine E-Rechnung nach EN 16931 entsteht so nicht: Eine Textverarbeitung erzeugt keinen maschinenlesbaren Datensatz.

Ein Dienst im Browser

• Bequem, wenn Sie von mehreren Geräten oder mit mehreren Personen arbeiten; die E-Rechnung ist meist eingebaut.
• Rechnungen und Kundendaten liegen auf den Servern des Anbieters; ohne Internet geht nichts.
• Die Nutzung kostet in der Regel laufend, als Monats- oder Jahresabo.

Ein Programm auf dem Mac

• Die Daten bleiben bei Ihnen, und das Programm funktioniert ohne Netz.
• Nummern, Zahlungsstand und — je nach Programm — die E-Rechnung übernimmt das Programm.
• Die Kosten sind je nach Programm einmalig, im Abo oder gar keine.

Worauf es bei einem Rechnungsprogramm ankommt

• Pflichtangaben auf jeder Rechnung: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung und Leistungszeitraum, Entgelt und Steuer — oder der Hinweis, warum keine Steuer ausgewiesen wird.
• Kleinunternehmerregelung: Wer unter § 19 UStG fällt, weist keine Umsatzsteuer aus und braucht dafür einen Hinweis auf der Rechnung. Ein gutes Programm setzt ihn selbst und zeigt, wie weit Sie noch von der Umsatzgrenze entfernt sind.
• E-Rechnung: Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2027, alle übrigen ab 1. Januar 2028 — jeweils für Rechnungen an inländische Geschäftskunden. Kleinunternehmer müssen empfangen können, aber nicht selbst als E-Rechnung ausstellen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung: Was Berater ab wann tun müssen.
• Kein Abo-Zwang: Fragen Sie, was passiert, wenn Sie aufhören zu zahlen. Bleiben Ihre Rechnungen lesbar? Können Sie weiter neue schreiben?

Wie ConFlow das löst

ConFlow ist ein Programm für den Mac, gebaut für Selbstständige, die Beratung erbringen — Beraterinnen und Berater, Coaches, Interim-Manager und HR-Dienstleister.

• Kostenlos und dauerhaft: Die Fassung BASIC schreibt Rechnungen nach DIN 5008 mit Stundennachweis, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen und verfolgt den Zahlungsstand — ohne Zeitlimit.
• Ohne Abo: PRO ist eine Jahreslizenz als Einmalkauf. Sie verlängert sich nicht von selbst, und es wird nichts erneut abgebucht. Läuft sie aus, arbeitet ConFlow als BASIC weiter; alle Daten bleiben erhalten.
• Lokal: Rechnungen und Kundendaten liegen auf Ihrem Mac. Das Programm braucht kein Nutzerkonto und funktioniert ohne Internet.
• Kleinunternehmer: ConFlow setzt den Hinweis nach § 19 UStG auf die Rechnung und warnt an der Kleinunternehmergrenze.
• E-Rechnung: In PRO enthält jede Rechnung den Datensatz nach EN 16931 (ZUGFeRD / Factur-X).

Nicht geeignet ist ConFlow, wenn mehrere Personen am selben Datenbestand arbeiten, wenn Sie bilanzieren müssen, oder wenn Sie Steuer und Bank direkt aus dem Programm erledigen wollen. Eine Fassung für Windows ist für Ende 2026 geplant.

Häufige Fragen

ConFlow schreibt Rechnungen nach DIN 5008, lokal auf Ihrem Mac — in BASIC dauerhaft kostenlos. ConFlow ansehen · Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026